如何在WPS中进行邮件合并

邮件合并是一项非常实用的功能，适用于需要批量发送个性化信件、通知或邮件的场景，如发送邀请函、客户通知或节日贺卡等。WPS文字提供了便捷的工具来实现邮件合并，本文将详细介绍如何在WPS中进行邮件合并。

### 准备工作

在开始之前，您需要准备两份文件：一个是主文档，通常是您想发送的内容，另一个是数据源，包含收件人的信息，比如姓名、地址、电子邮件等。

1. **创建主文档**

打开WPS文字，创建一个新的文档。在文档中撰写您想要发送的内容。例如，如果您要发送一封邀请函，可以写下如下文本：

```

亲爱的[收件人姓名]：

我们诚挚地邀请您参加将在[活动日期]举行的[活动名称]。期待您的光临!

此致，

敬礼！

```

在需要个性化的地方使用占位符，以便后续替换为实际数据。

2. **准备数据源**

创建一个表格，可以使用WPS表格或Excel来录入收件人数据。确保第一行是字段名，如“收件人姓名”、“活动日期”、“活动名称”等。填入相应的数据，如下所示：

| 收件人姓名 | 活动日期 | 活动名称 |

|------------|------------|----------|

| 张三 | 2023年12月1日 | 年会 |

| 李四 | 2023年12月1日 | 年会 |

| 王五 | 2023年12月1日 | 主题讲座 |

完成后，将文件保存为Excel格式，确保文件名简单明了，方便后续查找。

### 进行邮件合并

1. **打开邮件合并向导**

在WPS文字中，选择“邮件”选项卡，然后点击“邮件合并”按钮，打开邮件合并向导。

2. **选择主文档**

在向导的第一步中，选择“使用现有文档”，然后选择之前创建的主文档。

3. **选择数据源**

第一步完成后，向导将引导您选择数据源。在此页面上，选择“使用现有表格”并找到您保存的Excel文件。打开后，选择您要使用的工作表。

4. **插入字段**

在主文档中，替换占位符为实际的字段。点击“插入合并字段”按钮，选择相应的字段（如“收件人姓名”），这将插入字段代码。您可以根据需要插入多个字段。

5. **预览和完成合并**

点击“预览结果”按钮，检查合并后的内容是否符合预期。确保每个字段都正确替换为数据源中的信息。如果没有问题，点击“完成合并”并选择“将其发送到新文档”以生成包含所有个性化信件的新文档。

6. **保存和发送**

生成的新文档可以单独保存，也可以进行批量打印或发送。如果需要发送邮件，可以将文档另存为PDF格式并通过电子邮件发送。

### 注意事项

- 确保数据源的格式正确，避免因格式错误导致合并失败。

- 在插入字段时要与数据源的字段名一致，避免因为名称不符造成数据无法正确替换。

- 在预览阶段仔细检查合并后的内容，确保没有语法错误或格式问题。

通过以上步骤，您可以轻松地在WPS中进行邮件合并，将基本的信息个性化，提升沟通的效率与质量。无论是商务使用还是个人信件，邮件合并功能都将为您节省大量时间和精力。